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논문 원고를 투고할 때, 저널 편집장에게 좋은 인상을 남기는 커버레터(cover letter)를 제출하는 것이 매우 중요하다. 커버레터를 보면, 연구의 설계(design)를 포함해 연구의 결과(results)와 데이터(data)를 엿볼 수 있기 때문이다.

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저널 편집자는 커버레터의 내용에 따라 논문원고를 바로 게재할 지, 아니면 수정을 통해 수락할 지 결정을 내리게 된다.

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대부분의 경우, 논문은 커버레터와 본문 원고의 내용에 맞추어 리뷰어들에게 전달된다. 커버레터는 보통 1~2페이지 분량이다.

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이번 아티클에서는 저널 편집자의 눈길을 끄는 프로페셔널하면서도 설득력 있는 커버레터 작성법에 대해 안내하고자 한다.

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저널 편집자의 눈에 띄는 커버레터 작성법 9가지

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1. 연락처 정보(contact details)

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커버레터에는 교신저자(corresponding authors)를 포함한 모든 저자의 이름을 명시해야 한다. 커버레터를 쓸 때는 이메일 주소나 실제 주소 같은 저자들의 연락처 세부 정보(contact details)를 먼저 챙겨야 한다. 저자들은 대부분의 경우 해당 기관의 레터헤드(letterhead)를 사용한다. 일반적으로 레터헤드는 표준화된 폼이 좋고, 저자의 연락처 정보는 커버레터의 끝부분에 명시한다. 커버레터의 마지막 부분에서는 서명하는 것을 잊지 말라. 특히, 저널 편집자는 결정 내용이 긍정적이든, 부정적이든 상관없이 연락을 취할 것이기 때문에 연락처 정보는 반드시 필요하다.

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2. 첫 인사 표현

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일부 저널에서는 지역에따라 저널 편집자가 다른 경우가 있다. 가령, 어떤 저널의 유럽판과 미국판의 편집자가 다를 수 있다. 이런 경우에는 커버레터에 해당 편집자를 제대로 명시했는지 살펴야한다. 타이틀과 편집자의 이름도 풀네임(in full form)으로 정확하게 작성하라. 저널의 웹페이지에는 통상 편집자들의 이름이 명시되어 있으니, 첫 인사로 ‘Dear Sir’나 ‘Dear Madam’ 같은 표현을 쓰면 안된다. 혹시, 해당 저널의 웹페이지에 편집자들의 이름이 나와있지 않다면 ‘Dear Editor’나 ‘Dear Editor-in-chief’ 같은 표현을 쓰는 것이 좋다.

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3. 문장과 문체

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커버레터는 유니크한 스타일(unique style)로 작성하라. 당신이 논문의 작성자라면 연구의 결과물들(results)을 단순히 본문 속 문단을 복사해서 넣는 방식으로 제시해서는 안된다. 중요한 발견(findings)이나 결과(results)라면 짧고 간결한 문장으로 다시 작성하라. 당신이 커버레터를 작성하는 데 시간과 정성을 들였다는 점을 저널 편집자에게 확신시켜야 한다.

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4. 일관성

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커버레터를 작성하기 전에 당신의 연구 주제가 해당 저널의 테마(theme), 범위(scope), 주제(subject)와 부합하는 지 재차 확인하라. 문장은 건설적인 톤(tone)과 스타일(style)로 작성하라. 논문 원고의 제목과 커버레터의 제목은 같아야 하고 또, 최종 원고에 명시된 제목과도 동일해야 한다. 그 다음에는 논문의 원고가 어떤 타입의 글인지 밝힌다. 가령, 아티클(article)인지, 메타 분석(meta-analysis)인지, 간단한 커뮤니케이션글(short communication)인지, 또는 관점 제시글(perspective)인지 밝히는 것이다.

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5. 중복 투고 문제

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저자가 이전에 다른 저널에 논문을 기고한 경우가 있을 수 있다. 이 경우 저자는 현재 투고하고 있는 저널의 기준(criteria)과 주제(theme), 관심사(interests)를 면밀하게 검토해야 한다. 현재 저널 편집자의 호칭은 적절하게 사용하고 있는 지 확인하고, 커버레터의 문구 또한 잘 맞게 변경해야 한다. 이전 저널에서 논문이 거부되었다면 저자는 커버레터에서 그 이유를 언급해야 합니다. 저자는 원고를 두 개 이상의 저널에 동시에 기고해서는 안된다. 대부분의 저널 편집자들은 다른 곳에 이미 투고된 원고라면 검토하지 않는다.

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6. 연구의 핵심 표현하기

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커버레터의 핵심은 연구(scientific research)의 참신성을 잘 요약한 한 두 단락의 문장이다. 커버레터에는 연구 결과물들(research findings)의 중요한 포인트들이 다 담겨있어야 한다. 핵심 포인트를 담은 한 두 단락의 문장은 너무 길거나 짧지 않아야 한다. 연구의 설계(experimental study design)와 해당 연구(research study)에 사용된 특별한 기법들도 간결하게 서술한다. 해당 연구에서 얻은 혁신적인 결과물들(innovative results)도 커버레터에 함께 제시되어야 한다.

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7. 저널 편집자 설득하기

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커버레터에는 연구의 중요성과 실험을 뒷받침할만한 근거(rationale)가 제시되어야 한다. 커버레터는 또, 투고하고자 하는 논문이 해당 저널에 게재되기에 합당한 이유를 설명해야 하고, 여기에는 이 논문이 해당 저널의 영역(scope)과 어떻게 연관이 되는 지에 대한 설명도 포함되어야 한다. 더 나아가, 저자는 이 연구가 얼마나 중요한 지 또, 저널 구독자의 눈길을 어떻게 끌 수 있을 지를 설명해야 한다. 이를 통해, 편집자로 하여금 이 논문이 특정 연구분야에서 큰 영향을 끼칠 것이라는 확신을 갖게 만들어야 한다. .

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8. 제출문서 챙기기

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저자는 커버레터에 투고하고자 하는 논문의 제출 문서 목록을 제시해야 한다. 예를들어 원고의 최종 초안, 추가정보(supporting information), 저자 정보, (수정한 원고를 제출할 경우) 리뷰어 코멘트에 대한 답변 등이다. 커버레터란 간결하고 설득력있는 세일즈 피치(sales pitch)라는 사실을 기억하라.

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9. 문법과 맞춤법 체크하기

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커버레터에서는 약어(abbreviations)를 사용하거나 정의(defining)를 내리는 행위를 하지 않아야 한다. 문법과 문장 부호가 올바른 지 확인하고, 맞춤법 오류가 없는 지 체크하라. 커버레터가 잘 작성되었는 지 주의깊게 읽어보라. 결국 이 모든 행위들은 당신의 논문이 국제학술지의 편집자에게 투고되었다는 것을 의미한다. 저널 편집자는, 저자들이 논문과 관련된 지적사항에 대해 열심히 답변하고 있는 모습을 보면 흡족해 할 것이다. 이 경우, 저자가 원고 관련 질문에 적극적으로 답변한다면 편집자는 만족할 것입니다. 마지막으로, 편집자의 결정을 존중하겠다는 메모를 남겨 두라.

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커버레터 컨설팅 서비스

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하리스코(Harrisco)는 명성을 갖춘 대한민국 기업으로 한국과 중국, 일본, 대만의 연구자들에게 커버레터 컨설팅 서비스를 제공하고 있다. 1997년 설립 이후 하리스코는 이 분야에서 누구나 고려해 볼만한 브랜드로 성장했다. 하리스코는 미국, 영국, 캐나다, 호주 및 뉴질랜드 명문대를 졸업한 200여명의 영어 원어민 편집자를 보유하고 있다. 하리스코의 편집자들은, 투고하고자 하는 저널이 SCI 저널이든 오픈액세스(Open Access) 저널이든 상관없이 연구의 핵심을 한 눈에 파악할 수 있게 하는 효과적인 커버레터 작성법을 가이드해 줄 것이다.

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* 원문 출처 :

하리스코 영어블로그 https://en.harrisco.net/blog/ 하리스코 블로그 https://blog.naver.com/harrisco99/222657411246